Comment une TPE/PME peut gagner en productivité grâce à une secrétaire indépendante ?

une secrétaire indépendant

Il arrive à un moment où votre activité requiert plus de votre temps. Dans ces cas-là, vous ne pouvez plus chapeauter plusieurs fonctions à la fois. Vous êtes dans l’obligation de déléguer certaines tâches, notamment la partie administrative. Faire appel à une secrétaire indépendante est la première solution qui répond le mieux à ce genre de besoin. Elle vous fera gagner en productivité et saura organiser la partie administrative de votre entreprise comme il se doit. 

Identifier les tâches administratives récurrentes

Avant de faire appel à une Secrétaire indépendante pour PME/TPE, il est important que vous déterminiez les tâches chronophages ou récurrentes qui doivent être faites dans votre entreprise. Parfois, elles peuvent avoir une faible valeur ajoutée pour votre activité. En faisant appel à une secrétaire indépendante, vous avez la possibilité de vous consacrer sur les opérations les plus importantes. 

La plupart du temps, ce sont les tâches suivantes qui reviennent souvent : la classification des mails, le relances clients ou fournisseurs, la comptabilité, la facturation et le traitement de documents divers relatifs à votre activité. Ce sont des opérations qui sont considérées comme mineurs, mais qui peuvent vous prendre énormément de votre temps.

Préparer un modèle d’ordre de mission

En indiquant clairement la mission que votre secrétaire indépendant doit réaliser pour votre compte, vous gagnerez un temps précieux. Le modèle de mission lui sert de repère pour qu’elle puisse connaître à la lettre ce que vous attendez d’elle. 

Un support papier est également utile pour qu’elle puisse connaître chaque branche de votre entreprise et les personnes avec qui elle peut communiquer selon le type de demande qu’elle souhaite soumettre. Afin qu’elle puisse vous accompagner au mieux dans l’externalisation de vos tâches, vos directives doivent être claires.

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D’un point de vue administratif, l’ordre de mission sert à définir avec exactitude la fonction d’un salarié. Cela est valable même lorsque vous faites appel à une secrétaire indépendante. Dedans, on peut voir avec précision la durée de sa mission, l’adresse où elle effectuera son travail et le déroulement de son travail. 

secrétaire indépendante

Identifier les critères de recherche pour trouver une secrétaire indépendante

Les critères de recherche de votre secrétaire indépendante dépendent exclusivement de vos attentes. Quoi qu’il en soit, il y a des critères de références que chaque secrétaire freelance doit avoir pour mener à bien la mission qu’on lui confie. 

Entre autres, il faut faire appel à une personne organisée et minutieuse. Après tout, on s’attend à ce qu’elle organise vos tâches administratives pour que vous puissiez vous y retrouver facilement. Elle doit avoir le contrôle de chaque tâche qui lui incombe. Si vous êtes à la recherche d’une personne d’idées ou remplie d’ingéniosité, vous pouvez l’indiquer dans vos critères de recherche. Par-dessus tout, elle doit être autonome, autodidacte et professionnelle. Elle doit être en mesure d’apporter la touche qui manque à votre organisation tout en restant fidèle à votre politique.

Rendez-vous sur la plateforme SIO

Pour être sûre de collaborer avec une secrétaire indépendante, il est préférable de passer par une plateforme comme SIO. 

Une fois dessus, vous avez un opérateur qui vous guide en fonction de votre demande et de vos attentes. Vous avez les meilleurs profils de secrétaires indépendantes pour vous accompagner dans le développement de votre activité. 

Quel que soit votre secteur d’activité, vous pouvez être sûre de trouver un collaborateur à la hauteur de votre espérance. Elle saura manipuler les outils fonctionnels qui servent au développement de votre activité et qui s’adaptent à votre corps de métier. Vous pouvez effectuer une recherche ciblée lorsque vous faites appel à une secrétaire indépendante qualifiée. 

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En ce qui concerne le forfait, vous avez le choix entre une offre au tarif libre ou une offre incluant une adhésion sur plusieurs mois.      

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