Un événement professionnel, c’est l’occasion pour l’entreprise de promouvoir sa marque et de lancer un nouveau produit ou service. Il s’agit ainsi d’un événement d’une grande importance et aucun détail ne doit être laissé au hasard. Pour cause, s’il est un échec, cela risque de nuire à l’ensemble des activités de l’entreprise. Pour éviter que cela ne se produise, suivez ce guide. Il explique comment organiser avec succès un événement professionnel.
Financer l’événement : recourir à un prêt avec facilité de paiement
Tout événement, quel qu’il soit, requiert un budget assez conséquent. Si vous pensez ne pas avoir les fonds nécessaires, il existe des solutions de financement alternatives, dont le prêt personnel. Elle vous permet de disposer d’une liquidité rapidement et de profiter à la fois d’une facilité de paiement . On parle de solutions de paiement fractionné qui vous permettent de rembourser le prêt en plusieurs fois. Mais avant toute chose, encore faut-il faire une liste détaillée de chaque achat événementiel à financer tel que :
- La location du lieu où va se dérouler l’événement.
- La partie restauration : cela comprend la rémunération des serveurs et barmans, les boissons et l’ensemble du repas.
- Les différentes animations : dans l’ensemble, cela inclut la rémunération des animateurs, des techniciens et des musiciens.
- Les installations techniques : il s’agit des frais liés aux équipements tels que les caméras, projecteurs, micros et haut-parleurs.
Choisir le thème et le lieu pour l’événement
Une fois le budget fixé, choisissez la thématique de la fête. C’est l’une des étapes à ne pas négliger pour organiser un événement qui sort de l’ordinaire. Parmi les thèmes les plus couramment utilisés : le sport, le casino, etc. Sinon, vous pouvez opter pour une thématique en lien direct avec le secteur d’activité de votre entreprise. Une autre idée : les soirées à thème pour réunir les sponsors et les collaborateurs dans un cadre moins formel. Sachez néanmoins que le choix de la thématique dépend de la moyenne d’âge des employés.
Concernant le lieu de l’événement, il se choisit en fonction du type d’événement à organiser :
- Une conférence,
- Un séminaire,
- Un congrès,
- Une soirée networking,
- Un salon,
- Convention,
- Voyage de motivation,
- Un déjeuner ou un petit déjeuner.
C’est en fonction de ce critère que vous pourrez trouver le lieu idéal. Attention également à la situation géographique. Vérifiez qu’il se trouve à proximité d’une infrastructure de transport. Cela vous évitera de trop dépenser en prévoyant des transports pour chaque visiteur.
Peu importe le type d’événement, il faut prendre le temps de bien choisir le menu. Vous devez considérer les contraintes alimentaires des partenaires et des employés. Mais pour éviter les problèmes concernant les régimes et allergies de chacun, optez pour un buffet d’entreprise. Ce dernier a l’avantage de réunir tous les mets sur une grande table. Les invités auront ainsi la liberté de choisir ce qu’ils veulent manger.
C’est également la meilleure façon de favoriser les échanges et renforcer les liens au sein de l’équipe. Vous avez la possibilité d’organiser le repas à l’intérieur ou en extérieur. Puis, au moment du départ, rien ne vous empêche de remercier vos collaborateurs avec de petites attentions.
Prévoir une stratégie de communication
Plusieurs moyens s’offrent à vous pour communiquer sur l’événement et attirer votre cible. Cela est nécessaire avant, pendant et même après l’événement. Avant le grand jour, vous pouvez utiliser les supports suivants :
- les réseaux sociaux,
- le site web de votre entreprise,
- l’e-mailing,
- la presse.
Le jour de l’événement, continuez la communication. Cela permet d’étendre la portée de votre événement et de donner aux gens l’envie d’assister à la prochaine édition. Et une fois la réception terminée, pensez à des actions de communication auprès de votre cible. Par exemple, vous pouvez recueillir leur avis sur le déroulement de l’événement ou proposer de partager des photos.
Souscrire à une assurance événement
On ne peut jamais être à l’abri d’éventuels accidents et encore moins lors d’un événement d’entreprise. Voilà pourquoi il faudrait souscrire à une assurance événement. C’est un contrat qui servira à couvrir votre entreprise contre certains risques. Il offre une multitude de garanties : la responsabilité civile de l’organisateur, assurance des personnes ou encore dommages aux biens. La liste des garanties dépend du contrat souscrit.
Voilà tous les postes de dépenses et les points clés auxquels vous devez réfléchir pour réussir un événement professionnel. Le but est que tous les participants gardent un souvenir mémorable de ce dernier. En cas de doute, vous pouvez laisser à un organisateur événementiel le soin de s’en charger.
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