Mettre en place un parc d’imprimantes géré: les cinq étapes du succès

Vous cherchez à gagner un peu de tranquillité d’esprit en gérant de manière proactive et automatique votre parc d’imprimantes? Dans notre monde en évolution rapide, il est devenu plus facile de gérer et de surveiller un parc de systèmes d’impression avec une solution de services d’impression gérés (MPS). Mais par où commencer et quelles méthodes pouvez-vous utiliser pour mettre en œuvre cette solution facilement et efficacement? Voici nos cinq étapes pour une mise en œuvre réussie!

ÉTAPE 1: Faites l’inventaire de votre parc d’imprimantes actuel

Si vous souhaitez profiter pleinement d’une solution MPS, vous devez d’abord faire l’inventaire de votre parc d’imprimantes. Afin de garantir son efficacité, vous devez être conscient de l’état actuel de votre entreprise. Par conséquent, vous devez vous poser les bonnes questions:

– Combien d’imprimantes et de photocopieurs y a-t-il dans mon parc d’imprimantes? De quels modèles s’agit-il? Sont-ils différents?

– Quels sont nos comportements et habitudes d’impression? Combien imprimons-nous actuellement? Les utilisateurs doivent-ils imprimer en couleur?

– Quels sont les coûts (par exemple, location, entretien, consommables, etc.)? Vous devez également tenir compte des coûts cachés: voir l’article intitulé «Quels sont les coûts cachés de votre parc d’imprimantes?».

L’idée est de cartographier toutes les informations actuelles concernant votre parc d’imprimantes.

ÉTAPE 2: Évaluez vos besoins et identifiez les points à améliorer dans la gestion de votre flotte

Cette première évaluation vous permettra de mieux comprendre vos besoins et d’identifier les axes d’amélioration. Il vous aidera à choisir une solution sur mesure adaptée à votre volume d’impression, aux équipements existants et aux exigences. La personnalisation de votre solution est nécessaire pour trouver le juste équilibre entre les besoins de votre entreprise et les solutions mises en œuvre dans le déploiement de votre MPS.

ÉTAPE 3: Définissez des objectifs à l’aide d’indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l’efficacité de votre solution MPS

Si vous cherchez à mesurer l’efficacité de votre solution, nous vous recommandons de définir des objectifs précis à l’aide des KPI à partir de ce moment. Par exemple, si votre objectif est de réduire vos coûts d’impression, vous devez comparer vos coûts actuels, y compris les coûts cachés, avec les coûts d’une solution MPS. Vous pouvez également utiliser des indicateurs organisationnels (par exemple le nombre de personnes impliquées dans la gestion de la flotte, le temps passé à gérer les consommables, etc.), ainsi que des indicateurs liés au respect de la solution MPS ou à la perception (par exemple le taux de connexion, enquêtes de satisfaction, niveau de notoriété autour de la solution, etc.).

ÉTAPE 4: Accompagnez vos collaborateurs dans le changement et impliquez-les dans la stratégie MPS

La mise en œuvre d’une stratégie de services d’impression gérés peut entraîner un certain nombre de changements dans votre entreprise. Cela peut avoir un effet sur les outils que vous utilisez et même sur votre façon de travailler. Comme pour tout changement, il peut provoquer des perturbations et entraîner une résistance de la part de vos employés. Pour éviter que vos collaborateurs n’entravent la mise en œuvre de la solution, vous devez partager votre stratégie avec eux et les impliquer dans le processus d’amélioration afin que chacun adopte la solution. Nous vous recommandons également de fournir une documentation complète pour tout processus futur et d’offrir des cours de formation pour mieux les accompagner tout au long du changement.

ÉTAPE 5: Implémentez votre solution Managed Print Services

Maintenant que vous avez fait l’inventaire de votre entreprise et identifié vos besoins et vos objectifs, vous êtes prêt à implémenter et déployer votre nouvelle solution MPS. Pour cela, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire qui prendra en compte vos besoins spécifiques et s’adaptera à vous et à votre façon de travailler. Choisir un fournisseur de services avec des méthodes solides et une approche éprouvée est la clé pour réussir la mise en œuvre d’une solution de services d’impression gérés.